Viele Start-Ups aber auch mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie eine Warenwirtschaft einführen müssen. Ein häufiger Grund ist, dass die bestehende Warenwirtschaft nicht flexibel genug ist für die Anforderungen im E-Commerce ist. Dies trifft vor allem dann zu, wenn ein klassisches B2B Unternehmen nun auch Produkte im B2C anbieten möchte. Hier sinkt der durchschnittliche Auftragswert im B2C-Bereich und die Prozesskosten entscheiden im Zweifel über Wohl und Wehe des Projekts. Dieser Artikel gibt einige Empfehlungen zur Auswahl der richtigen Warenwirtschaft für Ihren Online-Shop (Magento oder Shopware).
Die bestehende Warenwirtschaft einsetzen?
Grundsätzlich sollte vor der Auswahl einer neuen Warenwirtschaft zuerst geprüft werden, ob die bestehende Warenwirtschaft die Anforderungen nicht ebenfalls zu einem großen Anteil abdecken kann. Der Vorteil besteht darin, dass die Mitarbeiter sich nicht in einem neuen System einfinden müssen und viele bestehende Prozesse lediglich transformiert und nicht neu gedacht werden müssen. Insbesondere Systeme wie z.B. Navision, Sage, SAP oder Lexware lassen sich auch für einen Einsatz im B2C-Bereich konfigurieren.
Hierbei empfiehlt es sich das klassische Geschäft (z.B. B2B mit großen Auftragsvolumina und händischer Prüfung) von dem schnellen B2C-Geschäft (deutlich geringere Auftragswerte, vollautomatische Abwicklung) zu trennen. Dies lässt sich durch einen weiteren Mandanten lösen. Eine Empfehlung ist hierbei, dass der neue Mandant wie ein klassischer „B2B-Kunde“ behandelt wird, also ein eigenes Lager, Preise und Texte erhält. Die Entscheidung für oder gegen die bestehende Warenwirtschaft sollte somit im Rahmen eines Anforderungsworkshops erarbeitet werden. Hier kann die begleitende E-Commerce Agentur unterstützen, da sie die Prozesse aus E-Commerce Sicht kennt und bewerten kann.
Eine neue Warenwirtschaft für den Magento / Shopware Shop
Falls die Einschränkungen bei der bestehenden Warenwirtschaft zu groß sind, muss ein neues ERP-System eingeführt werden. Da diese Einführung nur ein deutlich geringeres Team betrifft und viele B2B-Prozesse inkl. PPS im Hintergrund im Hintergrund nicht beachtet werden müssen, läuft die Einführung deutlich schneller ab als die komplette Einführung eines neuen ERP-Systems im Betrieb.
An der Einführung sollten folgende Abteilungen beteiligt werden:
- Marketing (Welches ist das führende System hinsichtlich der Marketing-Texte, wie erfolgt die Artikel- und Promotion-Pflege, wie lässt sich das System mit Marktplätzen integrieren?)
- IT (Definition der Schnittstellen, Sichere Datenübertragung)
- E-Commerce (Definition der benötigten Prozesse)
- Finance (Zahlungsanbieter, Integration in bestehende Buchhaltung)
Die Einführung der Warenwirtschaft erfolgt in der Regel in folgenden Schritten:
- Workshop zur Anforderungsanalyse bzw. Erstellung eines Lastenhefts (Hier kann die betreuende Agentur gut unterstützen und Empfehlungen aus Erfahrungswerten geben)
- Auswahl von geeigneten ERP-Lösungen (Auch hier kann die Agentur gut unterstützen und z.B. Integrationsaufwände gegeneinander abwägen)
- Anforderungsworkshops mit dem ausgewählten ERP-Anbieter (Prozessdefinition, Schnittstellen, Payment, Buchhaltung etc.)
- Anbindung an den Online-Shop (z.B. Magento oder Shopware) (In der Regel ein Kombinationsprojekt von E-Commerce Agentur und ERP-Anbieter)
- (optional) Integration in bestehende Warenwirtschaft (durch den ERP-Anbieter)
- Umsetzung der Prozesse innerhalb der neuen Warenwirtschaft sowie Customizing (durch den ERP-Anbieter)
- Schulung, Go-Live
Übersicht über mögliche ERP-Anbieter für Magento oder Shopware
Auch wenn die folgende Liste keinen erschöpfenden Überblick über die verfügbaren Systeme gibt, so sind dies doch jene Systeme, die besonders häufig im Einsatz sind und über eine größere Community verfügen. Hier sind insbesondere jene Anbieter aufgeführt, die sich auf das Thema E-Commerce spezialisiert haben. Anbieter wie z.B. SAP sind hier daher nicht aufgeführt.
- Actindo
- Pixi
- Plentymarkets
- JTL-WaWi
- Büro+
- Safe Office Line
- OrgaMax
- proAlpha
- Odoo
Die nächsten Schritte zur erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems
Die Entwicklung eines Anforderungsdokuments ist sehr empfehlenswert. Häufig werden dabei wichtige Dinge übersehen oder vergessen, daher empfiehlt es sich hier externen Rat einzuholen. Gern unterstützen wir Sie bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems für Ihren Online-Shop. Gerade im Bereich Shopware und Magento haben wir bereits viele Online-Shops an eine der hier genannten Warenwirtschaftslösungen angebunden.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
